33 przydatne narzędzia do pracy zdalnej

Od dawna praktykujemy pracę zdalną na życzenie, a część zespołu z różnych względów na stałe pracuje zdalnie. Ale wcale nie trzeba zespołu rozproszonego po całym świecie, aby wykorzystywać narzędzia przydatne do pracy zdalnej. Nawet pracując stacjonarnie w biurze korzystamy z takich udogodnień - usprawniają komunikację, nie zaburzają rytmu pracy i pozwalają na organizowanie sobie kolejnych zadań. Jakie narzędzia wybrać, aby zorganizować zespół zdalny?

Z artykułu dowiesz się:

• jakie narzędzia wykorzystać w różnych obszarach pracy zdalnej,
• jak tworzyć grafiki i edytować dokumenty PDF w Canvie,
• na jakie narzędzia postawić do efektywnej komunikacji przy home office.

Narzędzia do pracy zdalnej i nie tylko?

Dzięki wielu narzędziom praca zespołów jest bardziej efektywna, nawet jeśli te zespoły znajdują się w jednym biurze i jednym pokoju. Sami przetestowaliśmy wiele rozwiązań, które znajdziecie na tej liście. Część przestała odpowiadać na nasze potrzeby, a część wymieniliśmy na...własne narzędzie do zarządzania pracą, zadaniami i zespołami. To nie jedyna lista narzędzi do pracy zdalnej, teraz, gdy sytuacja sprawia, że jest to najlepsze rozwiązanie. Jednak zamiast dawać Wam długą listę narzędzi, wolimy podzielić się tym, co znane nam, sprawdzone i lubiane przez nasz zespół. A jakie narzędzia Wy wykorzystujecie na co dzień i w dni homeoffice?

Narzędzia do komunikacji w zespole. Jak komunikować się zdalnie?

Skype

Tego narzędzia nie trzeba nikomu przedstawiać. Z powodzeniem można wykorzystywać go do komunikacji z kolegami i koleżankami z zespołu. Skype dostępny jest zarówno w przeglądarce, jak i w formie aplikacji do pobrania na komputery i na urządzenia mobilne. Na Skypie przeprowadzisz rozmowę grupową, szkolenie ze współdzielonym pulpitem oraz wyślesz wiadomość tekstową oraz pliki.

 źródło: Skype.com, Skype to więcej niż podstawowy komunikator i posiada wiele przydatnych funkcji także do pracy

Google Hangout

Narzędzia Google do komunikacji. Pozwala na nagrywanie rozmów, co wykorzystywane jest np. do zapisu szkoleń, wywiadów - można taki materiał później udostępnić publicznie lub wybranym osobom. Na Google Hangout możliwe są połączenie głosowe i video. Jest też chat.

Warto wspomnieć, że jak w przypadku każdego narzędzia do połączeń video niezbędne jest dobre łącze internetowe. Niestety wiele rozmów Google Hangout właśnie z powodu wolniejszego połączenia kończy się niepowodzeniem - uczestniczy nie słyszą siebie wzajemnie, rozmowa jest urywana lub wręcz przerywana całkowicie. O jakości Google Hangout można się zresztą przekonać oglądając nagrania na YouTube - nie są to dźwięki i obrazy najlepszej jakości.

 

źródło: Hangouts.google.com, Hangout posiada wiele przydatnych funkcji w komunikacji z zespołem lub klientami

Zoom

Narzędzie znane przede wszystkim jako narzędzie do webinarów, ale z powodzeniem sprawdza się także w roli narzędzia do spotkań online. W bezpłatnym pakiecie otrzymujemy możliwość 40 minutowego nadawania dla grupy nawet 100 osobowej. W komunikacji jeden na jeden narzędzie nie ma ograniczeń i jest bezpłatne.

Whereby

Kolejne narzędzie do komunikacji, z możliwością współdzielenia ekranu i tworzenia konferencji. Narzędzie jest o tyle wygodne, że uczestnicy nie muszą niczego instalować, ani też nigdzie się logować. Przesyłamy do rozmówcy link, a on po kliknięciu dołącza do nas. Narzędzie jest intuicyjne i posiada różne plany cenowe, pośród których znajdziesz bezpłatną opcję dla jednego użytkownika z jednym pokojem do dyskusji.  

 źródło: Whereby.com, Zaproś do video konferencji klienta lub kolegę z zespołu

Discord

Komunikator znany wśród graczy. Daje duże możliwości w zakresie organizowania komunikacji w zespole zdalnym: czat, połączenia głosowe, video. Dla swojej firmy (grupy) można skonfigurować serwer. Ciekawą opcją jest możliwość konfigurowania na serwerze zespołów - możliwy jest domyślny czat dla wszystkich członków zespołu, jak i mniejsze pokoje do rozmów dla działów. Narzędzie można pobrać lub uruchomić w przeglądarce. 

 źródło: discordapp.com, Lubiany przez graczy Discord pozwala tworzyć własne serwery do komunikacji

 

Slack

Popularny komunikator, szczególnie uwielbiany przez zdalne zespoły. Umożliwia komunikację zarówno z poszczególnymi członkami zespołu, jak i w grupie. Slack daje przestrzeń do dzielenia się pomysłami na bieżąco, jest jak newsfeed. Co może być problematyczne, ale wystarczy odpowiednio skonfigurować powiadomienia. To nie tylko zwykły komunikator, ale jednocześnie kanał do omawiania i zarządzania projektami.

Zdalne zarządzanie projektem/zadaniami

Asana

Narzędzie do zarządzania projektami i planem zadań z bogatą funkcjonalnością. W Asanie możesz stworzyć zespoły, które będą widzieć wspólne zadania z przypisanymi do nich opiekunami.

Możesz tworzyć projekt, a w obrębie projektu delegować drobniejsze zadania. A wszystko w dowolnym, wygodnym dla Ciebie widoku kalendarza lub listy. Narzędzie jest bardzo rozbudowane. Mały zespół skorzysta z niego bezpłatnie, dla zespołów większych niż 15 osób niezbędne jest opłacenie narzędzia. Dodatkowo oczywiście płatne pakiety mają rozbudowaną funkcjonalność.

źródło: Asana.com, Jedno z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektem, tutaj widok kalendarza, który można wypełnić po brzegi zadaniami

Trello

Lubiane przez wielu narzędzie do planowania projektów i zadań. Trello będzie dobre dla osób, które lubią wypracowywać własny styl planowania i organizowania pracy. Do dyspozycji mamy tablice, a na tablicach karty, które przesuwamy niczym w pasjansie.

Na kartach Trello możemy notować treści zadań, daty, checklisty, dodawać notatki, linki itp. Jak wykorzystamy Trello zależy tylko od potrzeb i kreatywności. Trello sprawdzi się także jako narzędzie uzupełniające, np. do zbierania w jednym miejscu wszystkich spraw i informacji związanych z konkretnym projektem.

 źródło: Trello.com, Intuicyjne narzędzie do zarządzania zadaniami - przeciągasz kolejno karty z treścią zadań lub elementów projektu!

Narzędzia do pracy zdalnej ułatwiające współpracę

Canva

To narzędzie do prac graficznych - przygotowywania banerów, prezentacji, wykresów i wszystkich elementów graficznych, jakie tylko potrzebujesz online lub do druku.

Dodatkową zaletą Canvy, którą bardzo cenimy, jest możliwość tworzenia zespołów projektowych. Zamiast przesyłać sobie pliki graficzne, można nanosić sugestie i poprawki bezpośrednio na projekt lub wręcz dokończyć coś po swojemu. Nie każdy wie, że Canva umożliwia także tworzenie map myśli. 

W programie pojawiła się nowa - a przy tym darmowa - funkcjonalność edycji plików PDF. W zaimportowanym dokumencie można zmieniać obrazy, układ tekstu, dodawać nowe pola, adnotacje oraz wprowadzać wiele innych przydatnych modyfikacji. Dzielenie dokuemntu PDF? Dodawanie rysunków, wideo, GIFów, a może muzyki? Te wszystkie opcje zyskiujesz, korzystając z Canvy do tworzenia zupełnie nowych dokumentów i raportów.

W Canvie możesz przechowywać dotychczasowe projekty i wracać do nich, kiedy tylko potrzebujesz, z dowolnego urządzenia. Canva w ograniczonym stopniu jest bezpłatna, za wiele funkcji trzeba zapłacić, ale czy będziesz ich potrzebować, to już zależy od stopnia zaawansowania prac graficznych. Podstawowe zadania wykonasz na bezpłatnym koncie Canvy.

Nasz ebook o Google Analytics 4 z możliwością edycji w edytorze pliku PDF w Canvie

źródło: Canva.com, Znajdziesz tu szablony projektów, np. mapy myśli, banerów, prezentacji, a wszystko zedytujesz online z zespołem 

 

Narzędzia Google

Google Drive, Docs, Spreadsheet, Slides idealnie sprawdzą się, gdy zespół pracuje nad jednym dokumentem. Zamiast przesyłać dokumenty, pliki i prezentacje w mailu, można edytować i komentować je online. Wystarczy udzielić dostępu do pliku Google wybranym osobom.

Dokumenty Google i inne narzędzia wyglądają jak znane wszystkim narzędzia z pakietu Microsoft Office, więc przeniesienie pracy nie będzie wiązało się z żadnym wdrożeniem i szkoleniem.

Osobnym aspektem jest Google Drive, czyli wirtualny dysk, na którym każdy użytkownik ma bezpłatnie 15 GB do wykorzystania. To idealny sposób, aby współdzielić większe pliki, zamiast przesyłać sobie mailowo. Na dysku Google można organizować dowolnie przestrzeń, tworząc foldery dokładnie tak jak na komputerze. Udostępnienia dla innych użytkowników można realizować z dowolnego poziomu - folderu lub pliku. Co ciekawe, jeśli prowadzimy folder z plikami na Google Drive, a następnie chcemy wysłać je mailowo - na Gmailu mamy opcję dodania plików bezpośrednio z dysku w formie załącznika lub linka do plików.

Cały pakiet narzędzi biurowych Google jest niezwykle przydatny i posiada wiele ważnych funkcji. Dla wymagających użytkowników są oczywiście możliwości opłacenia dodatkowej przestrzeni na dysku czy też dostępu do płatnych usług, jak np. firmowe konto na Gmailu i dodatkowych zabezpieczeń dla dokumentów GSuite.

 źródło: Google.com/docs, Pakiet bezpłatnych narzędzi biurowych, które można edytować zespołowo, zdalnie

Dropbox

Kolejny klasyk do współdzielenia. Dzięki Dropboxowi z łatwością udostępnisz pliki. Z poziomu narzędzia można je również edytować, np. pliki tekstowe, czy pdf-y (komentowanie). Unikasz przesyłania kolejnych maili z poprawkami, a wszystko dzieje się w bezpłatnej przestrzeni. Dropbox w takim zakresie wymaga zalogowania. Na szczęście nie musisz koniecznie rejestrować konta, możesz do logowania wykorzystać konto Google lub Apple. Oczywiście narzędzie posiada płatne opcje, które przede wszystkim dotyczą rozszerzenia transferu danych.

źródło: Dropbox.com, Od jakiegoś czasu Dropbox oferuje użytkownikom więcej niż tylko współdzielenie plików - edycję i zarządzanie wspólnymi projektami

Sotrender

Jeśli Wasz zespół zajmuje się również moderacją profili na Facebooku, warto skorzystać z zewnętrznego narzędzia, które usprawni pracę całego zespołu. Każdy moderator będzie nie tylko na bieżąco z dyskusjami toczącymi się na wybranym profilu, ale będzie również mógł łatwiej zarządzać własną pracą i kontaktem z klientem.

Sotrender, poza analityką, oferuje moduł Social Inbox, z poziomu którego możecie właśnie odpowiadać na wiadomości i komentarze z Facebooka.

W łatwy sposób sprawdzicie np. który członek zespołu odpisał na dany komentarz, czy usunął go, jak również które komentarze wymagają sprawdzenia lub oczekują na odpowiedź. Dodatkowo, komentarze opatrzone są automatycznym sentymentem, dzięki czemu wiadomo, którymi należy się zająć w pierwszej kolejności, by zapobiec ewentualnemu kryzysowi.

 źródło: https://www.sotrender.com/pl/

Inne narzędzia, które warto rozważyć:

• Wetransfer
• Hootsuite
• Workplace from Facebook
• Basecamp
• Proofhub
• Backlog
• Jira
• Workzone
• Hive
• ClickMeeting
• Functionfox
• Weekdone
• Bitrix24
• Hubstaff
• Buffer
• Coschedule
• Gotomeeting
• Join.me
• Belive.tv
• Invision
• Actioned
• Todoist

Narzędzia dla homeoffice i nie tylko. Podsumowanie

Powyższe narzędzia umożliwiają organizację zadań, czasu pracy, komunikację w zespole oraz wspólne realizowanie projektów online. Jednak nie są przydatne wyłącznie dla zespołów zdalnych. Zespół widocznych w większości pracuje stacjonarnie w biurze, a mimo to korzystamy z dobrodziejstwa wielu z wymienionych tu narzędzi. Wygląda na to, że epoka notesów, karteczek postit i kalendarza odeszła w niepamięć, na rzecz zwiększających efektywność aplikacji. My to doceniamy, a co Wam ułatwia pracę na co dzień i w przypadku pracy zdalnej?