Wyskakujące powiadomienia i ciągła potrzeba sprawdzania maili lub mediów społecznościowych mogą zrujnować dzień w pracy. Gdy pracujesz bez dostępu do komputera i internetu, masz łatwiej. Chociaż telefon w kieszeni też nie pomaga. A co, gdy tak jak my musisz być stale podłączony do sieci?

Digital detoks w biurze

Digital detoks, czyli odpoczynek od bycia online, warto w mniejszym wymiarze zastosować także w pracy. Może nie będzie to detoks kilkudniowy, ale pozwoli Ci w spokoju zrealizować zadania. Powinien polegać na wprowadzeniu zasad korzystania z internetu. My właśnie takie zasady opracowaliśmy. I nie, nie polegają na tym, że jak ktoś włącza Facebooka, to w biurze uruchamia się alarm.

1. Wyłączenie wyskakujących powiadomień

Maile potrafią nieźle zepsuć nawet najlepiej zaplanowany dzień. Pierwszym krokiem było więc wyłączenie powiadomień o nowych mailach. Dzięki temu w trakcie pracy nie rozpraszają nas komunikaty.

2. Wyznaczone pory na czytanie maili

Maile sprawdzamy o określonych porach. W zależności od tego, jaki mamy kontakt z klientem. Jeśli sytuacja tego wymaga, maile odbiera się na bieżąco. Np. Zespół sprzedawców nie może sobie pozwolić na to, by czytać maile tylko rano i na koniec dnia. Ja czytam maile raz na godzinę. Zaglądam wtedy do skrzynki i oceniam, czy mail wymaga natychmiastowego zaangażowania, czy mogę się nim zająć później.

3. Wyznaczone pory na odpisywanie na maile

I właśnie ostatnim aspektem jest odpisywanie na maile. Maile trzeba ocenić. Zadaję sobie pytanie, czy jeśli nie odpiszę, ktoś nie będzie mógł realizować swoich zadań. Jeśli tak, odpisuję natychmiast. Jeśli to pytanie od klienta, odpisuję jeszcze tego samego dnia. Jeśli mail wymaga przygotowania się (raportu, analizy, zebrania materiałów, konsultacji z zespołem), odpowiadamy krótko na maila, podając termin pełnej odpowiedzi.

4. Zasada Inbox Zero

Jest oczywiście wiele metod na zapanowanie nad swoją skrzynką mailową. My wdrożyliśmy zasadę Inbox Zero i polecamy ją każdej organizacji. Jednak możesz przetestować też inne strategie. Najważniejsze to nie pozwolić skrzynce mailowej na zrujnowanie planu zadań. Pisanie maili daje złudne poczucie, że pracujesz, ale w rzeczywistości one rzadko wnoszą wiele w realizację zadań.

5. Ograniczanie pisania maili

Inną strategią, która pozwala ujarzmić maile jest powstrzymywanie się od pisania. Zauważyliśmy, że wiele spraw, które poruszane były w mailach to drobiazgi, które można ustalić osobiście, w trakcie kilkuminutowej rozmowy. Gdy wprowadziliśmy zasadę, aby maile pisać w ostateczności, nasze skrzynki przestały tak bardzo rozpraszać nas w ciągu dnia.

6. Brak kopii w mailach

Przy pisaniu maili stosujemy zasadę, aby załączać w kopii innych odbiorców wyłącznie, gdy to naprawdę konieczne. A jeśli komuś przesyłamy maila do wiadomości, bo powinien wiedzieć o czymś ważnym, nie przesyłamy całej korespondencji, a jedynie tę część, która jest niezbędna.

7. Wyłączenie komunikatorów

Zamiast iść na 5 piętro, żeby spytać Zośkę, na kiedy przygotuje mi wycenę dla klienta, można szybko wysłać pytanie na Skype lub Messangerze. Rzeczywistość jednak nie jest tak różowa. Komunikatorów używaliśmy...siedząc w jednym pokoju obok siebie. Nie ma nic gorszego niż gdy robisz pilne zadanie, a ktoś się nudzi i opowiada historię życia na komunikatorze. Ostatecznie odeszliśmy od tej formy komunikacji, bo zamiast pomagać, przeszkadzała.

8. Wyznaczone osoby do kontaktu z klientem

Przecież nie odeślemy klienta z kwitkiem, gdy ma problem lub wątpliwości. Parę lat temu, gdy klient chciał rozmawiać o pozycjonowaniu - rozmawiał z pozycjonerem. Jednak praca pozycjonera wymaga skupienia, więc takie telefony znacząco wpływały na zaś realizacji ważnych zadań. Najlepszym rozwiązaniem okazało się powołanie opiekunów klientów i przekazanie im zadania kontaktu z klientem.

9. Przerwa w pracy w ruchu

Mamy specjalny pokój do rozrywki, gdzie odbywają się rozgrywki ping-ponga. 15 minut gry w ciągu dnia może zdziałać cuda. Umysł na chwilę odrywa się od bieżących spraw, a ciało odpoczywa od siedzenia. Zamiast scrollować media społecznościowe na przerwie, trochę się pocimy przy stole ping-pongowym.

Czy to działa?

Chociaż to spotkania wskazuje się za najmniej produktywny element pracy, my mówimy - nie, pod warunkiem że trwają kilkanaście minut i pozwalają zakończyć coś, co w mailach ciągnęłoby się godzinami. Praca przy komputerze nie powinna sprawiać, że przestajemy rozmawiać z kolegami i koleżankami. To nasza ważna zasada. Poza tym dbamy o to, by okazji do rozmów było więcej niż tylko w pracy, dlatego robimy spotkania integracyjne. Wszystko offline, bez pomocy komputera. Polecamy!

Skutecznie wypromujemy Cię w sieci