Optymalizacja procesu sprzedaży - wpis gościnny

Który właściciel firmy albo szef sprzedaży nie marzyłby o stale rosnących przychodach? Takich, które dałoby się przewidzieć i regularnie podnosić, najlepiej w szybkim tempie. (Cisza na sali).

Oczywiście jest wiele czynników, które w mniejszym lub większym stopniu wpływają na sukces finansowy firmy. Ludzie, produkt, przewaga konkurencyjna – wszystko ma znaczenie. Jest jednak jeden obszar, który jest bezpośrednio związany z przewidywalnością przychodów. To proces sprzedaży – często jedyny proces w firmie odpowiedzialny za generowanie pieniędzy.

 Prognozowanie sprzedaży w Livespace CRM

 

Dlaczego więc tak często jest on traktowany po macoszemu? W badaniu „Co się tak naprawdę liczy w sprzedaży B2B” (źródła: https://www.livespace.io/pl/publikacje/raport-b2b-2018) okazuje się, że aż 46% firm nie posiada zdefiniowanego i opisanego procesu sprzedaży. Wnioski te potwierdzają także inne badania i wieloletnie doświadczenia podczas pracy z przedsiębiorcami, z których wynika, że najczęściej jest ogromna różnica w podejściu do projektowania procesów produkcyjnych, czy choćby marketingowych, a procesów sprzedażowych. Te ostatnie zazwyczaj ograniczają się do kilku zdawkowych wytycznych dla handlowców, zostawiając olbrzymie pole do interpretacji.

Przedstawiamy 3 kluczowe obszary, dzięki którym z sukcesem można optymalizować proces sprzedaży i doprowadzić do sytuacji, w której firma notuje regularne wzrosty w sprzedaży.

Określ podstawowe definicje

Warto zacząć od fundamentów, które pozwolą całemu zespołowi sprzedaży i osobom z nim współpracującym tak samo rozumieć kluczowe elementy procesu. Bardzo często brak definicji określających precyzyjnie np. propozycję wartości, segmenty klientów i kiedy uznajemy sprzedaż za zakończoną powodują, że każdy handlowiec ma inne wyobrażenie o tym, jak postępować i co jest ważne.

Myśl procesowo, nie – jednostkowo

Same definicje nie są wystarczające, by mówić o procesie. Procesem nazywamy ciąg czynności, które następują po sobie i układają się w logiczną całość. Należy także ustalić, co konkretnie ma być „procesowane”, czyli co mamy na wejściu i wyjściu. W przypadku procesu sprzedaży jest to zazwyczaj lead, który albo odpadnie na którymś z pośrednich etapów albo nowy klient lub zlecenie.  

 Przykładowy proces sprzedaży w Livespace CRM

To oznacza, że same definicje nie będą wystarczające. Musimy zadbać o to, by każda istotna czynność, która przyczynia się do zmiany leada w klienta była uwzględniona w procesie. Czym są te „czynności”? Np.:

• kwalifikacja leada,
• wysłanie zaproszenia na spotkanie,
• przedstawienie oferty 
• wypełnienie informacji w CRM o powodach przegranej.

Od tego jak szczegółowo opiszemy proces zależy, co potem będziemy mogli optymalizować. Jeśli np. nasz proces będzie składał się z 3-4 etapów, a cała reszta będzie niedookreślona, to tej reszty nie będziemy mogli później przeanalizować i zoptymalizować. Jak powiedział kiedyś Peter Drucker, ekspert od zarządzania: „nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć”.
Należy oczywiście uważać przy wdrażaniu procesu do CRM-a, by nie zrobić tego zbyt szczegółowo i tym samym nie spowodować, że handlowcy będą skupiać się na pracy administracyjnej zamiast na sprzedaży.

Regularnie analizuj i poprawiaj

Gdy masz już podstawowe definicje i dobrze zdefiniowany proces oraz narzędzia, którymi możesz go wprowadzić w życie (np. Excel lub sprzedażowy CRM), czas na analizę i inkrementalne poprawki.
Wyznacz w zespole regularne spotkania – np. raz na dwa tygodnie i wspólnie z zespołem dokonuj audytu poszczególnych elementów procesu. W szczególności zwróć uwagę na:

• konwersje między etapami sprzedaży. Dzięki temu uzyskasz ogólną informację, która część procesu wymaga największych usprawnień,
• mikrokonwersje poszczególnych działań i materiałów sprzedażowych. Sprawdź, np na wybranych klientach, czy dokument z Twoją ofertą jest zrozumiały i kompletny, jaki procent klientów otrzymujących e-maila z prośbą o zarezerwowanie spotkania rzeczywiście je umawia,

 Analiza powodów zamknięcia szans sprzedaży w Livespace CRM

 

• realizację celów poprawy konwersji procesu sprzedaży. Zwróć uwagę na to, czy poszczególne zmiany, które wprowadzasz, faktycznie przyczyniają się do poprawy procesu. Czasem, gdy skupisz się za bardzo na jednym aspekcie, np. rozbudujesz dokument z ofertą o piękne zdjęcia swojego biura, może okazać się, że problem leży gdzie indziej – jak chociażby poważna wada wymowy u osoby umawiającej spotkania,
• zaangażowanie wszystkich członków zespołu. Bardzo ważne jest to, by każdy handlowiec miał świadomość tego, że uczestniczy w pewnym eksperymencie mającym na celu sprawdzenie, czy określona zmiana w procesie wpłynie pozytywnie na jego efektywność. Poczucie wspólnego celu i odpowiedzialności za to, by trzymać się wspólnych zasad, jest też bardzo pomocne w tym, by trzymać porządek w CRM-ie, co znacznie ułatwi późniejszą analizę i wprowadzanie zmian w życie.

Oczywiście praca nad optymalizacją procesu sprzedaży sama w sobie jest procesem i wymaga sporej dyscypliny. Pewnie dlatego nie każda firma będzie w stanie u siebie wdrożyć takie podejście, ale te, którym się to uda, będą święciły triumfy. Potwierdzają to badania przeprowadzone przez Sales Management Association, które dowodzą, że firmy optymalizujące proces sprzedaży rosną o blisko 1/3 szybciej niż te, które tego nie robią. Czy warto – oceńcie sami.

Zapraszamy Was także do naszego artykułu gościnnego na blogu Livespace: 

Wpływ pozycjonowania na sprzedaż

O autorze:

Michał Skurowski CEO Livespace

Od kilkunastu lat pomaga przedsiębiorstwom pozyskiwać klientów za pomocą nowych technologii. Współzałożyciel i prezes Livespace, współtwórca przedsiębiorstw działających w obszarze tworzenia oprogramowania, reklamy internetowej i edukacji. Na co dzień zajmuje się podnoszeniem produktywności zespołów sprzedażowych i edukacją w tej dziedzinie. W Livespace odpowiada za tworzenie strategii firmy oraz kierunek rozwoju produktu.